小さな卸売会社のAIを使った業務自動化（2） 会社の情報をAIにつないでみた

鹿児島・宮崎に3つの店を持つ、10人以下の造園・外構資材の卸売会社です。取引先は約700社、扱う品目は5,000点以上あります。販売管理はKintone（キントーン）、会計はマネーフォワード クラウド会計を使っています。

目指していること

毎日の仕事をしていく中で、ほかにやりたいことに回す時間が足りませんでした。そこで、いつも時間をかけている作業をAIで自動化して、会社をよくしていくことを目指しています。

確認の作業が減った分、社員はお客さんの対応や商品の勉強に時間を使えます。お客さんにとっては、次のような良さがあると考えています。

• 請求書や納品書の間違いが減り、安心して取引していただける

• 価格や在庫、納期の問い合わせに早く答えられる

• 商品にくわしい社員が、相談に乗れる時間が増える

MCPサーバーでつなぐ

Kintone、マネーフォワード、Googleドライブを、MCPサーバーという仕組みでAIとつないでいます。くわしく知りたい方は、こちらをご覧ください。

• MCPとは？AI初心者にもわかる仕組み・できること（創業手帳）

• 農業資材の卸会社の社長が、KintoneのデータをAIで活用している事例（ASCII）

• Kintone公式のMCPサーバーの案内（サイボウズ）

• マネーフォワード クラウド会計のMCPサーバーの使い方（中小企業向け）

やってよかったこと：会社の資料を全部Googleドライブへ

パソコンの中に入りっぱなしだった会社の資料を、全部Googleドライブに入れました。メーカーのWebカタログも、何百ページもあるものをダウンロードして入れてあります。整理もAIに頼みました。

ただ、自分で探しに行くことはもうありません。欲しい情報をAIに言えば、あいまいな言葉でも、できるかぎり探し出して持ってきてくれるからです。

問い合わせから納品まで、AIにつなぐ

資料はGoogleドライブから、過去の納品書・発注書・見積書はKintoneから、AIが引っ張ってこられる状態になりました。今は、こんな流れで仕事ができるようになっています。

1. お客さんから注文や問い合わせが来たら、その内容をそのままAIに伝える

2. AIが、そのお客さんが前に買ったものと、3つの店のどこに在庫がいくつあるかを出す

3. 在庫があれば、納品の準備をしてお客さんに連絡する

4. 在庫がなければ、過去の記録から仕入れ先のメーカーを探し、在庫・納期・店に届くか直送できるかを問い合わせる

5. 届く日が決まったら、メール・FAX・電話でお客さんに伝える段取りをする

6. 見積書や納品書もAIの中で作る

AIが出してきた情報や書類は、私が目で確かめ、間違いがあれば直します。お客さんへの答えを、AIと一緒に作っていく形です。大事な情報を扱うので、第1回で書いたとおり、送る・登録するの最後は必ず私が確認しています。

これができたのは、MCPサーバーでつないで、AIが会社の情報を引っ張ってこられる土台を作れたからです。それぞれをどうやって作ったかは、この連載で1つずつ書いていきます。

つなぐ前と、つないだ後

つなぐ前は、Kintoneで商品を探し、値段と在庫を確かめ、メーカーを調べて、見積書を手で入力していました。

今は、AIに言葉で伝えるだけで、見積書・発注書・納品書を作ってくれます。私は確かめて直すだけです。おかげで、ほかの仕事に時間を回せるようになりました。

次回は、AIと会社の情報をどうやってつないだか、手順を紹介します。あわせて、毎日使っているAIのアプリと、キーボードを使わず声で指示するやり方についても書きます。