小さな卸売会社のAIを使った業務自動化（5） 請求書の送り方を、お客さんごとに選べるようにした

鹿児島・宮崎に3つの店を持つ、10人以下の造園・外構資材の卸売会社です。取引先は約700社、扱う品目は5,000点以上あります。

請求書ができるまで

• 納品書のうち売掛の分は、取引先ごとに売掛台帳へ自動で移します。納品書を直したときも、そのつど自動で反映します。

• 銀行とつないだマネーフォワードの入金も、売掛台帳へ自動で移します。

• 売上から入金を引いた残りが、請求する金額です。この金額で、請求書のアプリが請求書を作ります。

困っていたこと

毎月請求書を送るお客さんは、200社ほどです。前は、すべて郵送で送っていました。封筒に自分たちで折って入れ、郵便局へ持っていっていました。

お客さんによって、送り方もさまざまです。専用の請求書に書き込んで送るところもあれば、その月の納品書をあらためて同封するところもあります。

受け取り方を、お客さんが選べるようにした

請求書の受け取り方を選べるようにしました。今まで通りの郵送、メールだけ、FAXだけ、メールとFAXの両方など、組み合わせも選べます。

この案内文はAIで作り、毎月買うお客さん以外も含めて、取引先リストにある500〜600社ほどの得意先すべてに、それぞれの連絡方法（メール・FAX・郵送）で送りました。届いた返事はAIが自動で取り込み、取引先リストに「どの受け取り方を選んだか」「返事をもらえたか」を記録しています。次の月からは、返事が来たお客さんには選んだ方法で送れるようになりました。お客さんごとにメール・FAX・郵送と送り方が分かれると、人がやれば大変な手間ですが、取引先ごとの記録を見てAIが自動で振り分けてくれます。

郵送は、Webから出す形に

郵送の分も、封筒に入れて郵便局へ持っていくのをやめ、Webから郵便を出す形に変えました。申し込み方もAIに調べてもらい、郵送はすべてWebから出しています。

専用の請求書への書き込みや、納品書の同封といったお客さんごとの送り方も、取引先ごとの設定として取り込みました。

メーカーから届く請求書も

月初めにメーカーから届く請求書は、これまで郵送でもらっていました。メールやFAXなら、届いたときにAIが必ず受け取れるので、メールやFAXでも受け付けている、と案内しました。

メーカーの送り方は、郵送・メール・FAX、Webにログインして取りに行くものなど、どれでもかまいません。前は、届き方ごとに自分で取りに行かないといけませんでしたが、今はAIが受け取り、取りに行ってくれます。

FAXというと紙で届くものと思われがちですが、うちはインターネットFAXを使っています。メールもFAXもネット上で受け取れるので、AIで扱いやすいのです。返事の取り込みと振り分けも、AIに自動でやってもらいました。

外注していたら、いくらかかったか

今回の仕組みを外注した場合の相場を、AIに調べてもらいました。Kintoneと会計ソフトをつなぎ、入金の消し込みまで自動にする開発は、50万〜150万円ほどが目安です。請求書の帳票づくりや、送り方の振り分けまで頼めば、さらに上乗せになります。作ったあとも、保守に月5万〜15万円ほどかかるのが一般的です。

お金だけではありません。外注すると、やりたいことを説明する打ち合わせや、出来上がりの確認に時間がかかります。説明したつもりの内容と違うものができることもあります。うちでは、その打ち合わせもAIとのやりとりの中で済みます。直したいところがあれば、その日のうちに自分たちで直せます。費用の節約だけでなく、時間の節約にもなっています。

※金額は、公開されている相場から見た目安です。実際の見積もりではありません。

ここで伝えたいこと

すべて郵送にした方が分かりやすく、抜けやミスも起きにくいのが普通です。でも、AIなら人が起こすミスをなくせるので、お客さんそれぞれに合った送り方ができます。これを人の手でやると、膨大な時間がかかり、ミスも起きやすくなります。こういう処理は、人ではなくAIでやる方が効率がいいと分かりました。