小さな卸売会社のAIを使った業務自動化（1） なぜ社長が自分で取り組むことにしたのか

鹿児島・宮崎に3つの店を持つ、10人以下の小さな卸売会社です。造園・外構の資材を扱っています。取引先は約700社、扱う品目は5,000点以上あります。卸売業の事務は、発注、納品書、請求書、入金の確認、仕入先の請求書のチェックと、毎日細かい作業が続きます。私にはプログラムやシステムの専門知識はありません。あるのは、自分の会社の仕組みや困りごとを知っていることと、「ここをもっと良くしたい」という思いです。この連載は、その思いとAIを組み合わせて、業務の改善に挑戦している日記です。

システム会社に頼まなかった理由

卸売業の業務には、出来上がったシステムでは対応しにくい事情がたくさんあります。

• 商品の数が膨大：似た商品がとても多く、すべてのメーカーのカタログを登録すると膨大な数になる。その中から商品を探して分類し、お客様向けの書類を作るのにとても時間がかかる

• 商品名のゆれ：登録する人によって商品名の書き方が変わり、同じ商品が別の商品として残ってしまう。以前登録した商品を重ねて登録してしまうこともあり、選べる商品が登録されているのかどうかも分からなくなる

• 価格の変更：値上げなどで価格が変わるたびに金額を直す必要があり、商品の数が多いため、その手間が膨大になる。似た名前の商品も増えていく

• 取引先ごとの違い：専用の請求書や決済方法など、取引先ごとに対応が異なる

これらを1つでまとめて解決できるシステムはなく、いくつものシステムを組み合わせると費用もかさみます。

そこで、どうしても必要な2つだけを先に整えました。販売管理の「Kintone（キントーン）」と、会計の「マネーフォワード クラウド会計」です。

5年ほど前までは、手書きの納品書と、紙に印刷した価格表で仕事をしていました。そこからKintoneに移り、みんなで試行錯誤しながら使い方を整えてきました。

AIを使う前は

設定は全部、私が自分で調べて手で行っていました。Kintoneは標準の機能だけでは足りず、工夫が必要でした。会計も、仕訳を覚えて登録し、会計事務所とやり取りしていました。

AIとの出会い

半年ほど前、AIのチャットを使い始めました。Kintoneやマネーフォワードの設定で分からないことを聞いたり、仕事で扱う商品の情報を調べたりしていました。答えを見ながら、設定は自分でパソコンを操作して行っていました。

ここ3か月ほどは、AIに作業そのものを任せる「AIエージェント（Claude）」を使っています。KintoneとマネーフォワードをAIとつなぎ、日本語で指示すると、AIが自分で入力や確認まで進めてくれます。

AIに任せられる作業が増えたことで、繰り返しの事務にかかっていた時間が減りました。その分、お客様とのやり取りや、商品知識の勉強に時間を使えるようになってきました。AIに聞きながら作業することで、自分の会社が扱っている商品への理解も深まっています。日々の事務に追われて、やりたくてもできなかったことに、少しずつ手が回るようになり始めています。

なぜ私が自分で取り組むのか

指示を間違えたり、AIが言ったことを守らなかったりすると、会社のデータが壊れるかもしれません。会社の大事な情報を扱う以上、最初は社長の私1人でやると決めました。

もう1つの理由は、事務の仕組みを考えるには、会社全体の流れとお金の流れが分かっている人が必要だということです。それが私でした。

いちばん気をつけていること

• 送る・登録するの最後は、人が確認する

• 社員ごとにできることを分け、大事な伝票は消せないようにする

• 作業は必ず記録に残す。ノートアプリにまとめたり、AIで毎日の日記をつけたりしている

次回から、実際に挑戦したことと、その結果を書いていきます。